ROZMOWA KWALIFIKACYJNA

Rozmowa kwalifikacyjna nazywana również wywiadem kwalifikacyjnym jest kolejnym etapem selekcjonowania kandydatów do pracy. Pierwszym bardzo istotnym etapem rekrutacji jest analiza dokumentów aplikacyjnych, od których zależy czy zostaniemy zaproszeni na rozmowę.

Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest:

• Zweryfikowanie informacji zawartych w curriculum vitae i liście motywacyjnym

• Określenie doświadczenia zawodowego kandydata, jego wiedzy, umiejętności, predyspozycji oraz zdolności

• Sprawdzenie czy kandydat będzie „pasował” do zespołu

• Ocenienie czy zatrudnienie kandydata przyniesie firmie korzyści

• Przekazanie kandydatowi informacji o firmie oraz zakresie obowiązków na danym stanowisku. Jest to element budowania wizerunku firmy.

Nie zawsze osobą rekrutującą jest przyszły pracodawca. Zdarza się, że rekrutacją zajmuje się firma doradztwa personalnego, która sprawdza kwalifikacje zawodowe kandydata.

Rodzaje rozmów kwalifikacyjnych:

Standardowa rozmowa kwalifikacyjna rozpoczyna się przywitaniem, po którym pracodawca udziela informacji o firmie, stanowisku i zakresie obowiązków na oferowanym stanowisku. Kolejnym etapem jest prezentacja kandydata. Pracodawca poprzez stawianie pytań odkrywa mocne i słabe strony kwalifikacji zawodowych kandydata. Zazwyczaj na końcu spotkania pracodawca prosi kandydata o pytania.

Rozmowa kwalifikacyjna w stresie pracodawca chce sprawdzić, jak kandydat radzi sobie w sytuacjach stresujących. Celem tak prowadzonej rozmowy jest przede wszystkim ocena odporności kandydata na stres. Pracodawca rekrutujący w taki sposób może zachowywać się złośliwie, spóźnia się, ignoruje pytania, rozmawia długo przez telefon w naszej obecności itp.

Wywiad panelowy jest to bardzo popularna forma rozmowy kwalifikacyjnej. Podczas takiej rozmowy zazwyczaj jedna osoba zadaje pytania i porządkuje spotkanie, a pozostałe osoby się przyglądają i słuchają. Oceny kandydata dokonuje cała komisja, dlatego podczas rozmowy dobrze jest zwracać się do poszczególnych osób.

Rozmowa przez telefon ma charakter wstępnej selekcji i stosowana jest dla wyjaśnienia wątpliwości powstałych w trakcie analizy curriculum vitae i czy rzeczywiście warto spotkać się z danym kandydatem osobiście.

Assessment Center czyli w dosłownym tłumaczeniu „ośrodek oceny” jest to wywiad oparty na symulowanych sytuacjach zadaniowych, spotykanych w codziennej pracy. Zespół obserwatorów ocenia kandydatów według rożnych kryteriów np. szybkość wykonywanych zadań, kreatywność, współpraca w grupie. Ocenie podlega również sposób oraz kolejność działań podjętych w sytuacjach zadaniowych. Ważne w tego typu rekrutacji jest zachowanie równowagi emocjonalnej, umiejętność radzenia sobie ze stresem oraz jakość budowanych relacji interpersonalnych. Pracodawcy stosują tę formę rekrutacji, gdy chcą sprawdzić jak kandydat zachowuje się i pracuje w większej grupie osób. Biorąc udział w rekrutacji tego typu nie należy krytykować zadań nawet jeśli wydają się dziwne.

Najczęściej proponowane zadania:

• Ćwiczenia w grupie

Ocenie podlega przede wszystkim umiejętność pracy w grupie, sposób rozwiązywania konfliktów.

• Prezentacje

W tego typu zadaniach oceniana jest umiejętność przygotowania prezentacji
i przedstawianie jej grupie.

• Dyskusja Panelowa

Oceniana jest umiejętność dyskusji z ludźmi, przekonywanie i prezentowanie swoich racji.

• Case Study

W trakcie symulacji i konkretnych zadań ocenia się umiejętności podejmowania decyzji, analizy sytuacji, ustalania priorytetów oraz organizacji czasu.

Bardzo często zadania do wykonania związane są z obsługą wymaganych programów komputerowych, znajomością języków obcych itp. Uczestnicy wykonują zadania jakie zdarzają się w pracy na danym stanowisku.

I

PRZED ROZMOWĄ KWAKLIFIKACYJNĄ

Zastanów się, jaki model idealnego kandydata opracował pracodawca

Pracodawca bądź osoba rekrutująca ma sprecyzowane oczekiwania, co do kwalifikacji zawodowych poszukiwanego pracownika. Przed rozmową dobrze jest postawić się na miejscu pracodawcy, który musi stworzyć profil idealnego pracownika. W tym celu należy dokładnie przeanalizować ofertę pracy, warto zorientować się jakie predyspozycje i umiejętności są niezbędne na stanowisku,
o które się ubiegamy. Przez pryzmat tych wymagań warto przygotować swoje atuty.

Pracodawcy zazwyczaj analizują kandydatury pracowników pod kątem następujących elementów:

• Profil wiedzy i wykształcenia czyli poziom wykształcenia, uprawnienia, ukończone kursy, szkolenia, wiedza merytoryczna, języki obce stopień ich znajomości

• Profil doświadczeń zawodowych np. osiągnięcia zawodowe, kompetencje, zajmowane stanowiska, wszelkie formy aktywności zawodowej np. staż, wolontariat, praca tymczasowa, umiejętności praktyczne

• Profil psychologiczny np. typ dynamiczny, dominujący, samodzielny, uporządkowany, zorientowany na ludzi

Przed rozmową kwalifikacyjną warto przygotować odpowiedzi na pytania, jakie mogą się pojawić w trakcie wywiadu. Pytania te są dostępne, dlatego warto je prześledzić i odnieść do własnych kwalifikacji zawodowych. Pytania zadawane kandydatom zazwyczaj zamykają się w następujących kategoriach:

• Pytania wprowadzające

• Pytania o wykształcenie

• Pytania o doświadczenie zawodowe

• Pytania o stosunek i motywację do pracy

• Pytania badające osobowość kandydata

• „Trudne pytania”

• Pytania do pracodawcy

• Pytania o firmę, wynagrodzenie

Twoja osobowość

• Proszę powiedzieć coś o sobie

• Jaką jest pani/pan osobą?

• Jakie cechy najbardziej panią/pana wyróżniają?

• Jakie są pani/pana silne strony?

• Jakie są pani/pana słabe strony?

• Pani/pana porażka życiowa

• Co jest pani/pana największym sukcesem?

• Proszę opisać jak pani/pan poradził sobie w trudnej sytuacji?

• Jak pani/pan radzi sobie z krytyką?

Dlaczego właśnie Ty?

• Dlaczego powinniśmy wybrać właśnie panią/ pana?

• Jakie pani/pana kwalifikacje zawodowe są odpowiedzią na naszą ofertę?

• Dlaczego chce pani /pan dostać tę pracę?

• Co w tej pracy jest istotne pana/pani zdaniem?

Pytania dotyczące firmy, w której chcesz pracować

• Co pani/pan wie o naszej firmie?

• Jaka jest pani/pana wizja pracy w naszej firmie?

• Jaki może wnieść pani/pan wkład do naszej firmy?

• Co nowego mogłaby pani/pan wnieść do naszej firmy?

• Jak pani/pan postrzega naszą firmę?

• Jak ocenia pani/pan naszą konkurencję?

• Czy jesteśmy jedyną firmą, do której pani/pan aplikował?

Zarządzanie czasem i stres

• Jak zarządza pani/pan swoim czasem?

• Proszę opisać swój typowy dzień pracy

• Co pan/pani robi w wolnym czasie?

• Jak reaguje pan/pani na stres?

• Jak pani/pan radzi sobie z dotrzymywaniem terminów?

• Czy osiąga pani/pan zamierzony cel?

• Czy potrafi pani/pan pracować pod presją?

Relacje w pracy

• Z jakimi ludźmi najgorzej pani/panu się pracuje?

• W jakich warunkach pracuje pani/pan najlepiej?

• Jak współpracuje pani/pan z ludźmi?

• Co pani/pan wnosi do pracy zespołowej?

• Woli pan/pani pracować samodzielnie czy w zespole?

Jak pracujesz?

• Jak przyjmuje pani/pan polecenia?

• Czy szybko pani/pan podejmuje decyzje?

• Czy potrafi pan/pani podejmować ryzyko?

• Co pana motywuje do pracy?

Trudne pytania

• Co pani/pan sądzi o poprzednim przełożonym?

• Preferujemy starszych pracowników z doświadczeniem, co pani/pan na to?

• Dlaczego odszedł pan/pani z ostatniego miejsca pracy?

• Ma pan /pani luki w doświadczeniu zawodowym, jaka jest tego przyczyna?

• Zmieniała pani/ pan często pracę, jaka jest tego przyczyna?

• Dlaczego tak długo pozostawała pani/pan bez pracy?

• Czy planuje pani dzieci w przyszłości?

Pytania do pracodawcy:

• Jakie będą moje obowiązki związane z tą pracą?

• Czy wezmę udział w jakimś szkoleniu lub kursach?

• Jakie mam możliwości rozwoju i awansu w tej firmie, jeżeli będę dobrze pracował?

• Jakie będzie moje wynagrodzenie?

Zbierz informacje o firmie, w której zamierzasz podjąć pracę

Jeśli jest to możliwe sprawdzamy np. w internecie jak funkcjonuje firma, w której zamierzamy podjąć pracę. Jest to dobry zabieg, gdyż w trakcie rozmowy możemy odwołać się do swoich doświadczeń i kwalifikacji, które mogą zostać wykorzystane w działalności firmy.

Przygotuj potrzebne dokumenty

Na rozmowę kwalifikacyjną warto zabrać dokumenty aplikacyjne. Może to być cv, list motywacyjny, referencje, certyfikaty, dyplomy, próbki naszych prac np. zdjęcia, prace, recenzje, projekty itp.

Przypomnij sobie swój życiorys

Przed rozmową kwalifikacyjną trzeba zerknąć na swoje curriculum vitae i list motywacyjny.

Zadbaj o właściwy wygląd zewnętrzny

Strój jest bardzo istotny podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Strój powinien być klasyczny, a kolorystyka stonowana. W przypadku kobiet niewskazany jest ostry makijaż, wyzywająca krótka spódnica czy głęboki dekolt. Mężczyzn również obowiązuje strój oficjalny najlepiej garnitur. Do tak eleganckiego stroju zupełnie nie pasuje noszenie plecaka, czy reklamówki, co się niestety zdarza.

Starannie dobieramy wszelkie dodatki i ozdoby. Zbyt jaskrawy krawat lub za duże kolczyki mogą niepotrzebnie przyciągać uwagę odbiorców.

Pamiętamy o rzeczach oczywistych: czyste buty, paznokcie, schludna fryzura, wyprasowane ubranie.

Bardziej luźny, oryginalny ubiór dopuszczalny jest w przypadku zawodów z branży artystycznej.

Najważniejsze jest to, aby strój był adekwatny do konwencji spotkania i żebyśmy się w nim dobrze czuli.

Sprawdź gdzie odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna

Dobrze jest wcześniej ustalić drogę, oszacować czas, jaki będzie potrzebny na dotarcie na miejsce. W tym celu dobrze jest zorientować się, jakie połączenie wybrać lub opracować trasę.

Pamiętajmy podstawową zasadą jest to, aby nie spóźniać się na rozmowę kwalifikacyjną.

Zadbaj o relaks przed rozmową z pracodawcą

Przed rozmową wskazana jest relaksacja. Może to być spacer, ciepła kąpiel bądź dobra lektura. Jeśli przygotujemy bilans mocnych i słabych stron, odpowiedzi na trudne pytania to już połowa sukcesu. Przygotowanie do rozmowy z pewnością przyczyni się do zwiększenia naszego komfortu psychicznego.

II

W TRAKCIE ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ

Bądź punktualny

Pierwsza zasada to punktualność. Pierwsze wrażenie jest bardzo istotne. Spóźnienie może wpłynąć na cały przebieg spotkania.

Nie jest też dobrze widziane pojawienie się u pracodawcy dużo wcześniej przed godziną umówionego spotkania.

Zrób dobre pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie powstaje w pierwszych sekundach kontaktu z pracodawcą, dlatego musimy zrobić dobre wejście. Najlepiej kiedy sprawiamy wrażenie osoby pewnej siebie i zainteresowanej podjęciem pracy.

Zgodnie z równaniem Mehrabiana w trakcie prowadzonej rozmowy zwracamy uwagę na docierające do nas słowa w 7%, na ton głosu w 38%, w 55% na mowę ciała. 93% ogólnego wrażenia stanowią komunikaty niewerbalne dlatego warto nad nimi popracować jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Elementy komunikacji niewerbalnej to: kontakt wzrokowy, mimika twarzy, gesty, postawa ciała, kontakt fizyczny, dystans psychologiczny, wygląd zewnętrzny.

Podczas rozmowy nie można

• Przyjąć propozycji picia alkoholu lub zapalenia papierosa nawet, jeśli gospodarz spotkania bardzo do tego namawia. W takiej sytuacji można poprosić o szklankę wody.

• Spoglądać na zegarek. Może to być odebrane jako znudzenie bądź zniecierpliwienie.

• Mieć włączy telefon, co więcej rozmawiać przez telefon.

• Okazywać osobie rekrutującej znudzenie patrząc w okno

• Na samym początku pytać o wynagrodzenie lub o godziny pracy

• Demonstrować siły i postawy człowieka zbyt pewnego siebie

• Kłamać. Bardzo łatwo jest zweryfikować dane, jakie umieściliśmy w curriculum vitae

• Spierać się z osobą prowadzącą rozmowę. Rozmowa kwalifikacyjna to specyficzna sytuacja, kiedy osoby spotykające się nie mają równej pozycji.

• Unosić się, kiedy padnie niestosowne pytanie. W takiej sytuacji starajmy się reagować asertywnie. Czasem takie pytania padają po to, aby zobaczyć, jak sobie z nimi poradzimy

• Krytykować byłych pracodawców

• Odpowiadać na pytania bez zastanowienia

• Mówić o swoich wadach i słabych stronach chyba, że padnie takie pytanie.
  W trakcie rozmowy dążymy do tego, aby pracodawca dostrzegł jak najwięcej naszych mocnych stron i utwierdził się w przekonaniu, że jesteśmy najlepszym kandydatem.

Negocjowanie wynagrodzenia

Do negocjacji należy starannie się przygotować. To, czego nie wynegocjujemy na początku kontaktu jest bardzo trudne do wypracowania później. Staramy się ustalić średnią wysokość wynagrodzenia na podobnym stanowisku w firmach z tej samej branży. Można korzystać z listy płac dostępnych w internecie. Analizujemy również swoje potrzeby i wymagania. Staramy się jak najpóźniej rozmawiać o wynagrodzeniu. Naszym celem jest takie pokierowanie rozmową, aby to pracodawca jako pierwszy podał swoją propozycję. Na pierwszym spotkaniu pytanie o wynagrodzenie może służyć wyeliminowaniu zbyt wymagających kandydatów. Na drugim spotkaniu, kiedy nasza pozycja jest mocna można odpowiedzieć pracodawcy w następujący sposób:

• „Rozważę każdą rozsądną ofertę”

• „Pan jest w znacznie lepszej pozycji do ocenienia, ile jestem warty dla Pana firmy”

Skłaniamy w ten sposób pracodawcę do złożenia propozycji, a przez to będziesz miał silniejszą pozycje przetargową.

III

PO ROZMOWIE KWALIFIKACYJNEJ

Zapytaj, kiedy i jak zostaniesz poinformowany o wyniku rozmowy

Jest bardzo istotna informacja, dlatego należy zapytać, wprost jaką drogą zostanie nam przekazana. Jeśli rozmowa składa się z wielu etapów musimy zapytać, kiedy jest planowane kolejne spotkanie i jaką formę rekrutacji będzie miało.

Po zakończeniu rozmowy podziękuj rozmówcy

Po skończonej rozmowie dziękujemy za zaproszenie i za poświęcony nam czas.

Pomyśl jak się zaprezentowałeś

Po rozmowie dobrze jest się zastanowić jak wyglądała nasza prezentacja. Jakie były jej mocne i słabe strony, nad którymi warto jeszcze popracować.

Każda kolejna rozmowa to nowe doświadczenia i okazja, aby pracować nad stresem. Może pierwsze rozmowy kwalifikacyjne nie będą nas satysfakcjonowały, ale będą źródłem cennych informacji zwrotnych na temat naszego funkcjonowania w stresie. Im więcej takich rozmów odbędziemy tym pewniej się poczujemy, co z pewnością wpłynie na jakość naszej autoprezentacji.